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采购项目问答

采购项目问答

 

第一部分  政府采购预算

一、 什么是政府采购预算?

答:政府采购预算是指采购机关根据事业发展计划和行政任务编制的、并经过规定程序批准的年度政府采购计划。

政府采购预算是事业行政单位财务预算的一个组成部分。它一般包括采购项目、采购资金来源、数量、型号、单价、项目实施时间等。它集中反映了预算年度内各级政府用于政府采购的支出计划,在一定程度上反映了行政事业单位的资金收支规模、业务活动范围和方向,是部门预算的组成部分,也是政府采购工作的基础。

二、哪些采购项目需要政府采购预算?

答:根据相关政府文件及具体采购流程,我校将需要政府采购预算的采购项目整理,体现在《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十条。

第十条  以下采购项目必须具有政府采购预算:

1.政府集中采购目录以内的采购项目;

2.政府集中采购目录以外且采购限额标准以上的采购项目;

3.主管预算单位制定的部门集中采购目录以内且采购限额标准以上的采购项目。

集中采购目录及采购限额标准已于2021115日通过OA系统转发,标题为“关于转发《广州市政府集中采购目录及采购限额标准(2020年版)的通知”。同时在装备处内部网站“规章制度——政策制度”也有体现。

第二部分  采购需求编制与论证预算

三、 采购需求应包括哪些内容?

答:采购需求体现在《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十二条。

第十二条  采购需求应当完整、明确。其内容包括:采购标的需实现的功能或者目标,以及为落实政府采购政策需满足的要求;需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范;需满足的质量、安全、技术规格、物理特性;采购标的的数量、采购项目交付或实施的时间和地点;标的的验收标准、其他技术、服务等;以及需满足的服务标准、期限、效率等要求。

四、在同一个采购项目中,能否同时采购货物、服务和工程?

答:不能。

根据相关政府采购文件、资产入库要求、工程竣工要求、验收流程不同等的原因,我校已在《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十六条中规定,“采购项目原则上要区分货物类采购项目、工程类采购项目、服务类采购项目”。

五、什么样的采购项目需要部门论证?

答:《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十七条规定,“预算金额单项10万元以上、批量50万元以上的采购项目,须提供部门论证报告。”

《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十七条规定,“采购需求部门论证中应包括不少于3家非关联企业能满足采购项目实质性要求的制造商或服务商的调研报告。”

六、部门论证报告需要哪些人员参加?

答:《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十九、二十、二十一条规定,“采购项目部门论证的成员可由申购人自行选定,但应包括部门负责人、采购项目负责人、总支或支部纪检委员及相关专业人员。必要时可邀请相关专家参与采购项目论证。”“采购需求编制人员不得作为论证组成员参与采购项目论证。”“申购人不得作为论证组组长参与论证。论证组成员论证意见随采购文件存档备查。”

七、部门论证的人数有什么要求?

答:预算金额50万元以下的采购项目,参与论证的人数应由3人及以上的单数组成;预算金额50万元以上的采购项目、进口产品采购或国家、省、市重点项目采购,参与论证的人数应由5人及以上的单数组成。”

八、什么样的采购项目需要专家论证?

答:《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第二十二条规定:

预算金额100万元以上采购项目,在部门论证的基础上,按照上级相关部门要求进行专项论证或由装备处委托采购代理机构对采购内容进行专家论证。

预算金额在年度采购起点金额以上、100万元以下的采购项目,采购需求复杂的或可能对学校声誉造成重大影响的采购项目,申购人可在部门论证的基础上进行专项论证或由装备处委托采购代理机构对采购内容进行部门论证。

信息化采购项目以广州市政务服务数据管理局审核意见作为专家论证材料。

单个项目经过投资评审的,以投资评审文件作为专家论证材料。

九、进口产品要如何进行论证?

答:《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第十九条规定:

进口产品的论证报告还需以下材料作为部门论证报告附件:

(一)政府采购进口产品申请表;

(二)政府采购进口产品所属行业主管部门意见;

(三)政府采购进口产品专家论证意见,以及论证专家的姓名、工作单位和职称;

(四)项目预算批复文件或资金来源证明;

(五)拟采购的进口产品属于中国境内有国产同类产品但无法满足实质需求的进口产品,还需提供国产同类产品和进口产品在技术参数、功能性能等方面的对比情况表以及本单位“三重一大”事项议事决策的会议纪要、记录等。

 

第三部分  公开采购意向

九、哪些采购项目需要公开采购意向?

答:《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第二十五条规定,“按项目实施采购的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、服务、工程采购均应当公开采购意向,通过智慧云平台实施的简易采购无需公开采购意向。”

也即采购预算金额超过100万元的采购项目应当公开采购意向。但是,如果采购预算金额在100万元以上400万元以下,通过智慧云平台电子卖场实施的采购项目,可不公开采购意向。

十、采购项目公开采购意向的时间要求是什么?

答:根据政府采购相关规定,我校将采购意向公开时间要求体现在《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第二十七条:

原则上每年111日开始对自次年11日起实施的采购项目公开意向。

无法满足意向公开统一时间要求的,需单独公开采购意向超过30日,才能发布采购公告进入采购程序。

 

第四部分  采购方式选择及采购实施

十一、采购项目应该拟选什么方式进行采购呢?

答:采购方式的选择与采购项目中是否包含集采品目以及采购预算金额有关。一般情况下:

十二、采购申请审批通过后,申购人还需做哪些事情?

答:根据审批采购方式不同区分如下:

采购招标及竞争性磋商方式进行采购的项目,由装备处采购执行人根据审批采购平台生成招标项目,然后由委托代理机构编制采购文件初稿,申购人需根据已审批采购需求对采购文件初稿进行修改。

采用中介超市、电子卖场进行采购,申购人需根据《广州番禺职业技术学院电子卖场、中介超市交易方式及拟选供应商选取办法(试行)》确定拟选供应商后,由装备处采购执行人实施采购。

采用校内平台询价、零星采购方式进行采购的,申购人在采购申请审批通过后,自行采购,并在采购完成后填写《零星采购登记表》和询价报告,并上传采购管理系统。

十三、不同的采购方式,采购文件挂网时间有什么要求?

答:不同的采购方式,其采购文件挂网时间要求如下:

采购方式

采购文件挂网时间要求

公开招标

自采购文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止日止,不得少于20日。

邀请招标

提交资格预审申请文件的时间自资格预审公告发布之日起不得少于5个工作日;政府和社会资本合作项目采购资格预审公告,提交资格预审申请文件的时间自资格预审公告发布之日起不得少于15个工作日。采购文件公告不少于20日。

竞争性磋商(非招标方式)

从磋商文件发出之日起至供应商首次响应文件截止之日不得少于10日。

竞争性谈判(非招标方式)

从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于3个工作日。

单一来源

(非招标方式)

达到公开招标数额的货物、服务项目,采购公告不少于5个工作日;公开招标数额以下的货物和服务类项目,采购公告不少于3个工作日。

询价

(非招标方式)

从询价邀请发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于3个工作日。

 

十四、采购文件修改过程中,能否更改已论证采购需求?

答:不能。《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第三十一条规定“除特殊原因外,原则上不得改变已论证采购需求。”

十五、确实需要更改已论证采购需求的,要怎么做?

答:根据《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第三十一条规定“确需改变采购需求的应经相关领导审批同意。”具体操作如下:

采购申请审批后、采购文件确认前,申购人或者申购部门确需修改采购需求的,若原采购需求发生了实质性改变,如预算金额、数量、技术参数等,需重新论证、提交采购申请,并以项目负责人、申购部门负责人或归口管理部门负责人、分管校领导批复同意的变更采购需求的请示为佐证。

采用招标方式进行采购的,申购人若需要对已发出的采购文件进行必要的澄清或者修改的,不得改变采购标的和资格条件,并以项目负责人、申购部门负责人或归口管理部门负责人、分管校领导批复同意的澄清或修改采购文件的请示为佐证。澄清或者修改采购文件均会影响开标时间。

变更采购需求、澄清或修改采购文件的请示中应列明变更前后的对比情况。

上述情况,涉及预算数额较大或修改内容较多的,需提供党委会或校长办公会决议材料。

十五、何种采购项目可用单一来源方式进行采购?

答:根据2021519日《广州市财政局关于规范市级单一来源采购方式有关事项的通知》要求:

符合下列情形之一的货物或者服务,采购人可以依法采用 单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的: 1.因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术,或者公 共服务项目具有特殊要求,导致只能从某一特定供应商处采购 的; 2.投标(报价)截止后投标(报价)人仅有 1 家或者通过资 格审查或符合性审查的投标(报价)人仅有 1 家的,经评审委 员会论证采购文件没有不合理条款、采购程序符合规定的。

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采 购的。

(三)采购合同履行期满后,必须保证原有采购项目一致 性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购 资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

十六、如果采用单一来源方式进行采购,申购人在采购申请前需要提供哪些材料?

答:拟采用单一来源方式进行采购的,且符合单一来源适用条件的,可参照《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第三十八条规定执行,即:

采购预算金额在公开招标数额标准以下的,拟采用单一来源方式采购的项目,申购人需在单一来源论证的基础上,通过OA系统向申购部门负责人、分管校领导及装备处负责人、装备处分管校领导提出拟采用单一来源方式进行采购的申请。

采购预算金额达到公开招标数额标准的,拟采用单一来源方式采购货物或服务的采购项目,还需提供以下材料:

1.党委会或校长办公会会议纪要。由申购人或申购部门提交拟采用单一来源采购货物或服务的党委会或校长办公会决议材料;

2.市财政局关于采购项目使用单一来源方式进行采购的批复。由申购人撰写使用单一来源方式采购货物或服务的申请,装备处提交市财政局;

3.单一来源采购项目预算金额专业人员论证意见;

4.单一来源采购方式专业人员论证意见。

十七、哪些项目不需要进行采购?

答:根据相关政策文件,我校将无需采购的项目进行梳理,体现在《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》第六十一条。

第六十一条  符合本办法第三十七条单一来源情形(五)、(六)、(七)且不超公开招标数额的,及合作招生项目、与企业联合申报项目(含与企事业单位联合申报的横向科研、培训项目等项目)、与企业联合举办的面向社会收费的培训项目,若其合同或者协议已经明确了收款单位、付款金额等详细情形的,可直接申请合同审核,无需提交采购申请。

学校举办的各类培训支出(包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费、其他费用),无需填写采购申请,各部门按照培训费管理办法凭发票报销。若需引入第三方服务的,需就服务内容等提出采购申请。

承办的各类技能比赛中涉及交通费、住宿费、用餐费的,无需填写采购申请,各部门参照学校差旅费标准及误餐费标准报销。   

单次采购预算金额在500元以下的图书资料、会议培训办赛用瓶装水、名片制作、印章刻制(含印油)项目无需填写采购申请,各部门可自行采购并凭发票报销。

 

第五部分  实操部分

十八、通过广州公共资源交易中心实施采购的项目,其招标文件评分部分在修改时需要遵循什么规则?

答:技术评分高于商务评分;货物类项目价格评分不低于30分,服务类项目的价格评分不低于10分;其他评分不得高于15分;综合信用评价得分固定为5分,不能改变。

十九、参加评标的人员数量有什么要求?

答:每个项目都只能委派一位采购人代表参加评标。也可不委派代表参加评标。

为确保采购项目符合申购部门需求,建议委派一位采购人代表参加评标。

二十、参加评标时,是否由装备处派车?

答:不是,参加评标的老师可按照学习餐旅费管理规定执行或自行申请学校用车。

二十一、中标结果登记完成后,由谁在采购管理系统中提交合同?

答:由申购人在采购管理系统里填写合同信息并提交合同,从采购管理系统的“新增合同”的入口进入。

二十二、需要提供预算证明文件的项目,需要如何操作?

答:确需提供预算证明文件的项目,申购人可联系计划财务处预算科老师填写资金证明文件,并经计划财务处预算科老师确认、盖章后把扫描文件发给装备处采购执行人。

二十三、零星采购登记表在哪里下载?

答:【采购管理系统】当中填写【采购申请】的页面底端。

二十四、采购申请审批通过后该如何操作?

答:【采购管理系统】左侧导航列即流程引导列,一个采购项目的完整流程分为【采购申请】、【采购实施】、【合同管理】、【验收管理】、【款项管理】五部分。其中【合同管理】、【验收管理】根据项目类型,由系统判断是否跳过。前面流程全部完成才可进入下一流程。

二十五、如何在采购管理系统进行款项报销?

答:可根据是否签订合同,在【采购管理系统】左侧导航列【款项管理】中选择适用情形,填写报销单,待所有流程审批通过后在线打印报销单,根据《经费管理办法》中的经费审批权限判定是否需要分管校领导和校长签批,完成经费审批权限规定的审批后,方可到计划财务处交单报销。

二十六、登记采购结果的时候,是否从下拉单中选择中标供应商?

答:由申购人自行采购的项目,需要申购老师自己直接录入供应商名称及相关信息,然后再在【登记采购结果】中选择。

供应商名称及相关信息录入路径:申购人可从左侧导航列【供应商管理】中进入,点击【增加】按钮,即可新增供应商。

若出现多家供应商的,可在《零星采购登记表》中注明。

二十七:在【登记采购结果】时,没有中标通知书,怎么上传呢?

答:【中标通知书】在系统设置中非必填(传)项。采购管理系统流程设置是针对学校所有采购项目设置,对于非通用项,均未设置必填或必传项,申购人可根据项目情况区分选择。

二十八:可以申请购买笔记本电脑、打印机或是扫描仪吗?

答:笔记本电脑、打印机和扫描仪均属于集中采购品目,采购起点金额为0.申购人若需采购此类物品,可联系资金归口部门申请增加政府采购预算。

二十九、提交合同审核时总是出现“付款计划和合同金额不一样”怎么操作?

答:请把页面拉到【合同物品清单】操作的下面有个【修改、删除】按钮,请按修改按钮修改实际合同产生的价格。

三十、合同是否需要授权?合同的签署位置谁签字?

答:合同金额50万以下:合同承办部门负责人签署,无需提供《民事授权委托书》;

合同金额50-100万:资金分管校领导签署,无需提供《民事授权委托书》;

合同金额100万及以上:校长签署该合同的《民事授权委托书》,合同由资金分管校领导签署。

(温馨提示:个别合同签署处是“法定代表人”,如项目无特殊要求,请统一更改为“签约代表”后,按照上述规定找相关领导签署合同。)

三十一、成交金额是“折扣率”,采购管理系统中的合同金额怎么填?

答:凡以“折扣率”“下浮率”“单价成交”“不定金额”成交的项目,采购管理系统中的合同金额填采购预算金额;其余按照成交价格填写。

三十二、采购管理系统中的“付款计划”需要填几次?

答:从首笔付款至支付达到100%,严格按照合同列明的支付条件及支付比例,分开填写。

(温馨提示:请留意表格上的“+”,用于分笔支付的填报,首次填写合同信息时应把全部付款计划填写完毕;同时请注意付款计划中关于“验收”的节点,分笔付款时记得分开填写“是否验收”)

三十三、是否需要签合同?

答:通过电子卖场进行采购的项目(含“装修、修缮、家具、设备、印刷服务、会议服务、车辆维修与保养服务”等),必须签订合同,在“登记采购结果”-“是否签订合同”中,选择“是”。

其余项目,5万以下可自选是否签订,5万以上必须签订合同。

三十四、合同签署流程?

答:合同通过审批后,由装备处打印装订合同,加盖骑缝章之后,交由承办部门进行双方签署等后续事宜。

三十五、采购(招标)成功后,合同内容中哪些不可以改?哪些可以改?

答:不可以改的部分一般包括:项目工期、货物清单(品牌、规格、数量及参数等)、付款方式条款、验收标准及流程、故障排除期限、质保期等。

(温馨提示:合同内容应以采购需求文件、中标文件为准。如确需变更,请依照《广州番禺职业技术学院合同管理办法(2021年修订)》的规定走合同变更(补充)流程,在OA“我的模板”中查找并填写《合同变更(补充)审批表》)

可以改的部分:违约条款中的违约金比例、优于采购文件的故障排除期限、项目工期、争议解决方式(建议选“向甲方所在地人民法院提起诉讼”,如我校为合同乙方时,请选“向乙方所在地人民法院提起诉讼”)。

三十六、政府平台导出的合同较为简单,体现不出具体的货物参数,这样提交可以吗?

答:请承办人导出平台合同后,在合同后附上具体的货物清单及技术参数,或者具体的服务方案,一并提交至采购管理系统审核。

三十七、需求文件中的付款要求如何撰写?

答:申购人根据项目的需要,可选择一次性支付,也可选择多次按比例进行支付,并明确支付条件。

除信息化项目或者其他特殊情况,付款要求不建议出现“上级主管部门”或“第三方机构”进行验收的要求。

三十八、合同办结期限是多久?

答:合同办理审批、签署、盖章、提交原件备案的流转时长应在中标(成交)通知书发出之日起 15日内完成。部分无中标(成交)通知书颁发的项目,应于项目订单成交之日起 15日内完成。请经办部门注意合同节点的催办。

三十九、通过询价方式采购出版服务的,询价对象无法提供加盖公章的报价表及营业执照复印件该怎么办?(2021624日更新)

答:经审批通过校内平台询价方式采购出版服务的,原则上应该提供3家及3家以上咨询供应商加盖公章的报价表及营业执照复印件作为询价报告附件。在实际执行过程中,若已通过QQ、微信、邮件等途径询价,但询价对象无法提供加盖公章的报价表及营业执照复印件的,可以询价截图作为佐证材料,询价小组成员除在询价报告中必须描述的内容外,还需在询价报告中对询价截图内容给予属实确认。

四十、部门论证报告哪些地方必须签字?(2021624日更新)

答:根据《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》要求及学校纪检室建议,需要论证的采购项目,部门论证报告中的以下地方必须签字:

1.“论证意见”需由论证组组长签字确认;

2.论证组成员若对论证意见无异议,需在论证组成员表格中的“签名”位置签字确认;

3.“申购部门负责人意见”处应由申购部门负责任人签署意见并签字;

4.“资金归口管理部门负责人意见”应由采购项目对应的资金归口管理部门负责人签署意见并签字。

 

四十一、采购需求文件中验收条款需要注意哪些内容。(202177日更新)

答:1.根据《广州番禺职业技术学院采购实施细则(试行)》中第十一章采购验收相关要求,采购需求文件约定验收方式的,可根据《细则》要求细化验收流程;

2. 对于非信息化采购项目,请根据实际需求确定验收方式,对于无需上级主观部门终验的和专业测评的,切勿在采购需求中列出此点。

四十二、采购项目非总价中标,如出现实际中标金额暂定、中标结果为单价且以实际发生量结算总价,或者中标结果为下浮率等情形的,该如何在采购管理系统中如果登记中标结果?(2021714日更新)

答:在采购管理系统【采购实施】环节,点击【登记中标结果】,并按以下步骤进行登记:

1.在【中标结果】中选择“继续填中标资料”;

2.在【采购总金额()】中输入该项目预算金额,如该项目预算为150000元,则在输入框中输入【150000】;

3.在【备注】中输入该项目中标金额说明,如该项目中标结果为下浮率,则在【备注】中输入【该项目中标结果为下浮率,下浮率为10%】。

 

 

装备处会根据实际情况更新内容。

已审批通过采购项目,申购人可咨询采购系统中显示的采购执行人。

未提交采购申请的项目或正在采购审批中的采购项目,申购人可咨询以下业务负责人员。

 

岗位

姓名

主要负责工作

联系电话

采购

管理

欧阳勇

1.10万元以下采购平台及采购方式拟选;

2. 设备购置计划采购执行;
3.
电梯、空调、车辆、家具的采购及后续相关环节;

4.采购管理系统管理;

5.校内单一来源采购方式项目发布与公示;

6.其他。

84740214/8613

徐亚楠

1. 印刷类、工程类采购项目;

2.询价与零星采购备案;

3.委托代理机构采购项目

34832893/8615

胡秀丽

1. 电子卖场采购项目;

2.家具类采购项目;
3.
配合外部审计和学院内部审计工作。

34830765/8108

蔡丽珊

1. 电子卖场采购项目;

2. 家具类采购项目;

3.委托代理机构采购项目
4.
采购管理系统问题。

34734589/4589

招标

管理

张艳杰

1.10万元以上采购平台及采购方式拟选;

3. 内控制度的草拟与培训;
3.
采购预算对接;

4. 采购项目论证统筹;

4.设备购置计划申报与汇总;
5.
其他。

84740238/8611

温尔雅

1. 采购意向公开;

2. 委托代理机构采购项目;

3.中介超市采购项目;
4.
公车维修、会议等各类服务项目.

34832745/2745

合同

管理

钟婉君

1.50万元以上货物、服务类合同审核;
2.
内控制度的草拟与培训;
3.
统筹协调和监督指导学校的合同事务;
4.
其他。

34830765/8108

宋真真

1.工程类、50万元以下货物、服务类合同审核;
2.
负责上级系统的合同上传工作及基础数据填报工作;
3.
负责保管和使用合同专用章,并建立使用记录。

34830765/8108